要求档案部门在系统开发后
2019-06-20 11:01
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修史工作需要档案工作者提供系统、准确的档案利用服务。航空工业修史工作,是一项系统的文化工程。不管是航空工业总史、专业系统史、专题史、型号史还是其他修纂工作,都离不开档案的提供利用。这对档案工作者充分熟悉馆藏、提高检索效率、开展编研工作,都具有很好的促进作用。1.1熟悉馆藏,仍是档案工作者基本素养熟悉馆藏,才能有效地利用馆藏。在修史的过程中,会大量地利用到各门类的档案、企事业单位史,会利用到文书档案中党务档案、政务档案、统计报表、上下行文等等。这些档案中,各类会议纪要、大事记、请示、报告、批复等在修史中,对于理清历史事件脉络、决策程序和内容、改革程序和做法、人与事的基本情况都有清晰的记载。而型号定型档案中,定型报告会把型号立项、研制过程、重大事件时间内容信息,结果和评价都有完整的叙述。而基本建设档案,把配套型号的建设项目立项、建设内容、面积、设备、安装调试和投入使用记录等完整地记录下来。通过梳理,就可得到修史所需的基本素材,加上人员信息和作用、评价,结合科研项目和科技课题信息,就可以把建设项目技术水平提高的途径等情况梳理清楚。同时,结合照片的使用,更能较全面地描绘出整个历史发展的面貌。要达到以上目的,需要档案管理人员具备全面的档案管理知识,对档案门类和档案内容非常熟悉,以达到修史有需求、档案能满足的目标。同时,由于现在档案工作者只负责一个或几个门类的档案,不能全面了解馆藏,文档与科档之间不能充分沟通协调,对有效和全面利用档案也提出了挑战。1.2甄别档案资料,提供准确的档案信息服务,是档案工作者必备的条件数十年甚至近百年的档案资料,门类多、数量大、介质不同,都是历史发展的原始记录。由于年代久远,制成材料不同,其历史性虽不容怀疑,但其准确性仍可商榷。数十年的技术发展,档案材料仍有系统性准确性不佳的问题。用于修史,如果准确性有问题,必对史料的真实性产生影响。档案形成的材料中,有当年手写的、有铅字打印的、有电传打印的、有计算机打印的,由于自动化程度不同、手工的失误,虽当时经过审校,仍有很多错误、错字、笔误等问题,需要档案工作者通过多种方法进行甄别。比如,有的铅印的打字统计报表中,存在单位统计由“万元”,误打为“万美元”的,有把姓名的拼音打错打误的,年代久远了,就会“以讹传讹”。虽然不是很大的谬误,但一旦入史,轻则“贻笑大方”,重则影响修史质量!这就要求档案工作者,具备甄别档案能力,既要熟悉馆藏,也要对历史档案和历史背景有多方面的了解,只有长期积累和不断学习实践,才能逐步具备这些条件。1.3信息技术运用的不平衡,需要档案工作者具备多种技能,有效开展档案利用服务随着信息技术运用水平不断提升,越来越多的企事业单位运用信息交互技术、检索技术、数据库建立及数据挖掘技术和缩微技术提升档案管理水平。但由于各单位应用信息技术水平各不相同,出现了重开发、轻利用,重成果、轻基础,重全文、轻著录的情况。这对档案利用,特别是修史过程中有效检索,带来了不利影响。例如,开发档案信息系统时,比较重视信息提供利用的覆盖面,让多数人在线通过检索目录查找档案,由于著录不全或不系统,一般应用不能及时准确查到档案,可能会由于时间紧迫转而采用别的办法查找利用。但修史不同,修史是建立在有事实依据的基础上进行的梳理、总结、提炼工作。史从事出,必须以原始档案为依据。如果著录不全,查找不到原始档案,是不能做出历史结论的。尤其是照片档案,因为修史过程中需要相关图片,如果历史久远,照片档案著录又不齐全准确,不能判断照片的具体内容、人物和事件,就会给修史带来重要影响。这就要求档案工作者,不但熟练掌握现有信息系统的检索方法,还要具备特别的技能,能根据线索,应用缩微靶标检索、通过文本目录检索、运用出版物内容检索,甚至根据档案中某个线索,提出查找联系人、当事人进行回忆,想尽一切办法满足修史的需要。同时,要求档案部门在系统开发后,加大存量档案信息的电子化工作,确保馆藏档案逐步电子化并著录完整,为利用服务创造条件。

开展档案编研注重史料挖掘。开展档案编研,是档案工作的一项基础性工作,需要档案工作者提升个人素质和能力,拓展档案利用的层次和水平,进行档案资料汇编、产品简介、编写档案馆指南、基建工程简介、大事记等不同形式的编研工作,是档案利用的重要方法,也是修史的基础条件。2.1重要史料挖掘,要求档案工作者有较高的眼光和能力重要史料的挖掘,需要档案工作者熟悉档案馆藏,同时具备敏锐的思维和较高的眼光,才能在高层次配合修史工作,提升修史工作的水平,为修史和提出历史评价提供坚实的档案基础。我们曾经发现,不论是修企业史还是修型号史,某些档案本身只在某一个方面起到作用,但其档案作用不能完全反映修史服务。如在修史过程中,曾查到中央领导20世纪80年代初视察某航空企业指示:企业也应该实行合同制;工厂职工多,可以实行三班倒,把工人组织起来参加培训,提高技能。虽然对修企业史、型号史不具有直接的作用,但把这段史料用于军工史、改革史则会起到很重要的作用。这就需要档案管理人员具备很高的素质,充分理解修史的意义和提供档案史料参与修史的重要性,通过平时档案编研,为修史提供经过挖掘的、重要的史料。2.2掌握多方面的档案检索和利用工具档案管理从20世纪80年代末,经历了以档案管理达标升级的基础管理和现代化管理的发展历程。由于技术进步,档案管理从分散管理向集中统一管理、由基础管理向现代化管理、由纸介质向多媒体介质管理、由手动检索向电子检索手段、由目录级向全文级检索管理提升。由于档案从历史积淀向知识管理发展,在信息技术飞速发展的今天,如何提供档案资料为企业发展服务、为修史服务,对档案管理人员提出了严峻的挑战。技术进步和管理水平的提高,为档案工作提供了便利的同时,也给档案管理者提出了挑战,特别是对修史这项档案利用服务提出了挑战。一是要求档案管理者为了提供利用这个中心,必须熟悉呈指数级扩大的档案馆藏;二是一个优秀的档案管理者,不但要熟悉馆藏,还要掌握不同时代、不同门类、不同介质的档案,随技术进步掌握相应的检索方法,达到为不同对象服务的目的;三是除了档案管理外,还要了解和掌握资料、图书、报刊等这些媒体信息的主要内容,为修史和其他档案利用服务。这些服务工作,所需的检索工具多,涉及档案检索服务面大、内容庞杂,只有掌握更多的检索工具,才能真正利用好历史档案和当前档案,为修史工作服务。

档案工作的目的在于利用!进入新世纪,在信息技术的引领下,航空工业企事业单位的档案管理工作有了突飞猛进的发展。各种档案、技术资料信息系统的建立,各种通用数据库、专题数据库的打造,极大地推动了企事业单位档案、资料专业现代化建设的发展。也为航空工业档案工作水平的不断提高提供了数据运用、数据挖掘、数据分析和知识服务支撑,同时也使档案利用呈现了多方位、多用途、多方法、多手段的功能,为档案利用服务创造了良好的条件。航空工业利用档案修史工作就具体体现了这一点。中国航空工业认真贯彻执行党的路线方针政策,在20世纪80年代修史的基础上,从2012年开始,开展了新一轮航空工业史的编修工作,逐步推动了中国航空工业总史、系统史、专题史、企事业单位史、型号史和以《老照片》为代表的史料编修工作。这些工作,离不开史料的收集,史料的征集,档案收集、甄别、选用工作。修史工作的开展,也为档案管理和档案利用创造了条件,提升了空间、拓展了利用范围和展现了档案利用工作的成果。

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